Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?

Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa? Chúng ta cần tìm hiểu chốt sổ BHXH cho lao động là gì? Trách nhiệm chốt sổ BHXH? Và một số câu hỏi liên quan khác về chốt sổ BHXH nhưng câu hỏi trên sẽ được giải thích thông qua bài viết Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa. Chúng ta bắt đầu tìm hiểu nhé!

1. Chốt sổ BHXH cho lao động là gì?

Theo Khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ban hành ngày 20/11/2014 hiệu lực thi hành ngày 01/01/2016 thì sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi người lao động không còn làm việc ở công ty nữa, khi lao động nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động.

2. Trách nhiệm chốt sổ BHXH

Căn cứ Khoản 3 Điều 47 Luật Lao động số 10/2012/QH13 khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng có nghĩa vụ:

“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì:

“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

3. Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?

Bước 1: Để chốt sổ BHXH cho người lao động 2021 doanh nghiệp cần thì bạn cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.

Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-LT theo QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế QĐ 959)
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hơp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Sau khi báo giảm BHXH thành công chúng ta tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH như sau:

Bước 2: Chốt sổ BHXH

Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động (doanh nghiệp) phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Thủ tục để chốt sổ khá đơn giản, hồ sơ chốt sổ bhxh bao gồm:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản
2. Tờ bìa sổ BHXH
3. Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
4. Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản

Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

4. Hình thức nộp hồ sơ chốt sổ BHXH

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, khi chốt xong, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.

Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động luôn thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần, BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH. Khi người lao động thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là đến 30 ngày), nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

5. Một số câu hỏi liên quan khác về chốt sổ BHXH

5.1 Chốt sổ BHXH cần những thủ tục gì?

Khi chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động cần phải nắm được những thủ tục sau đây:

• Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó
• Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH
• Trong vòng 14 ngày từ khi chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời nếu có cho người lao động.

5.2 Có phải nộp sổ BHXH khi chốt sổ?

Thông thường khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trong hồ sơ chốt sổ phải có tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, đối với sổ bảo hiểm xã hội đã được cơ quan bảo hiểm xã hội rà soát in tờ rời tại đơn vị và được trả sổ thì khi NLĐ nghỉ việc, đơn vị lập hồ sơ báo giảm (mã hồ sơ điện tử 600a) và không cần nộp sổ cho cơ quan BHXH.

Căn cứ hồ sơ báo giảm, cơ quan BHXH sẽ in tờ rời xác nhận sổ của thời gian tiếp theo đến tháng dừng đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp tại đơn vị và chuyển theo hồ sơ 600a. Khi NLĐ đã chốt sổ nếu tham gia tiếp tại đơn vị sau đó mà tiếp tục nghỉ việc thì đơn vị lập hồ sơ báo giảm, đồng thời nộp hồ sơ chốt sổ kèm theo sổ BHXH của NLĐ (phiếu giao nhận hồ sơ 620) để cơ quan BHXH kiểm tra, rà soát thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng và chốt sổ tiếp.

5.3 Tra cứu sổ BHXH đã chốt hay chưa như thế nào?

Để tra cứu quá trình tham gia BHXH, bạn truy cập vào đường dẫn sau: https://baohiemxahoi.gov.vn.

• B 1: Nhập tỉnh thành và cơ quan BHXH đã đăng ký tham gia bảo hiểm
• B 3: Nhập quãng thời gian cần tra cứu
• B 4: Nhập số chứng minh nhân dân
• B 5: Nhập họ và tên người cần tra cứu và tích chon có dấu hoặc không dấu tương ứng
• B 6: Nhập mã số BHXH của cá nhân cần tra cứu
• B 7: Nhập số điện thoại nhận mã OTP và tích chọn vào ô “Tôi không phải người máy.
• B 8: Kích chuột vào ô “Lấy mã OTP”.

Sau đó tất cả thông tin liên quan đến bảo hiểm xã hội của bạn sẽ hiện ra. Bạn có thể biết được sổ BHXH mình đã chốt chưa thông qua việc tra cứu đó.

5.4 Chưa chốt sổ BHXH có đóng BHXH tại công ty mới được không?

Theo quy định tại điều 48 Bộ Luật lao động 2019 về nghĩa vụ chốt sổ BHXH của người sử dụng lao động đối với người lao động như sau :

“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Theo quy định này thì khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chốt sổ, trả sổ BHXH. Nếu như không chốt sổ BHXH thì khi đi làm ở công ty mới sẽ không thể đóng mới cũng như đóng nối tiếp BHXH được.

Do đó, nếu muốn đi làm ở công ty mới mà không tiến hành chốt sổ BHXH ở công ty cũ thì bạn phải làm thủ tục hủy sổ BHXH ở công ty cũ trước khi làm thủ tục đóng BHXH ở công ty mới. Theo quy định tại Mục 5 Công văn số: 3663/BHXH-THU có quy định về thủ tục hủy sổ BHXH :

“5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy”.

Sau khi làm thủ tục hủy sổ BHXH thì mới có thể đóng mới tại công ty mà bạn có dự định xin vào làm việc.

Bài viết trên đây hi vọng đã giúp các bạn nắm chắc rõ Thủ tục chốt sổ BHXH năm 2021.