Biên bản bàn giao giấy tờ

Đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết

Để làm căn cứ cho các vấn đề có liên quan đến quan hệ hợp tác kinh doanh, giao dịch giữa các bên, việc làm biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu phải luôn đảm bảo có đủ các thông tin gồm: thời gian giao nhận hồ sơ; chi tiết tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại điện, chức vụ của bên giao và bên nhận; chi tiết hồ sơ, tài liệu, chứng từ, giấy tờ giao nhận; sự xác nhận của các bên liên quan.

Ghi rõ chi tiết về thông tin hồ sơ, tài liệu, giấy tờ, chứng từ thực hiện giao nhận

Có nhiều loại giấy tờ hồ sơ sẽ có nội dung hoặc phiên bản tương tự nhau, vì vậy để tránh nhầm lẫn khi giao nhận, biên bản cần ghi rõ các chi tiết về tên, loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, số tờ và trích yếu nội dung tài liệu, đặc điểm (bản chính, photo…) của loại hồ sơ, tài liệu được bàn giao. Đây chính là điểm quan trọng để có thể truy cứu lại trách nhiệm của các bên liên quan khi có vấn đề tranh chấp xảy ra.

Tính chính xác của thông tin

Biên bản bàn giao hồ sơ sẽ là một trong các cơ sở để xem xét trách nhiệm, bảo vệ quyền lợi của mỗi bên khi có vấn đề xảy ra trong các quan hệ hợp tác thương mại, mua bán hàng hoá, tư vấn… Vì vậy, thông tin trong biên bản bàn giao cần đảm bảo tính chính xác về mọi mặt để có thể xác định rõ trách nhiệm của từng bên khi có tranh chấp.

Ký xác nhận rõ ràng: 

Bên giao và bên nhận phải ký chữ ký và ghi rõ họ tên của mình lên từng bản của biên bản bàn giao hồ sơ. Các biên bản có chữ ký photo thường không đảm bảo về mặt pháp lý.

Ghi rõ số bản của biên bản bàn giao hồ sơ được lập: 

Biên bản bàn giao hồ sơ phải được giao cho bên giao và bên nhận là bản chính có nội dung và giá trị tương đương nhau, không sử dụng bản photocopy. Vì vậy, thông thường biên bản bàn giao này cần được lập thành 02 bản như nhau, được 02 bên ký xác nhận đầy đủ trên cả 02 bản và sẽ giao cho mỗi bên giữ 01 bản. Thông tin này cũng cần thể hiện rõ trong biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu, giấy tờ, chứng từ.

Chú ý

Tùy vào mục đích giao nhận giữa 2 người, tốt nhất nên có người quản lý đứng ra xác nhận, bạn có thể lựa chọn một trong các nội dung sau để thể hiện phần trách nhiệm bảo quản, sử dụng giấy tờ, tài liệu của các bên liên quan

– Bên nhận có trách nhiệm bảo quản các giấy tờ, tài liệu đã nhận một cách cẩn thận và chỉ sử dụng vào mục đích công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc;
– Bên nhận có trách nhiệm bảo quản, sử dụng các giấy tờ, tài liệu đã nhận một cách cẩn thận và đúng quy định của pháp luật …

Các bên đã giao và nhận các giấy tờ, tài liệu đúng tình trạng nêu trên. Biên bản này gồm ….(…) trang và được lập thành  03 (ba) bản có giá trị như nhau, mỗi người giữ 01 (một) bản.